सरकारी विद्युतीय पत्राचार

सरकारी निकायबीच विद्युतीय माध्यमबाट चिठीपत्र, सूचना, निर्णय, कागजात तथा अन्य विवरण आदानप्रदान गरी छिटोछरितो निर्णय गर्न, सेवा प्रवाहमा सहजता ल्याउन, कागजको प्रयोगमा न्यूनता ल्याउन तथा सरकारी कामकारबाहीको अभिलेख सुरक्षित राख्‍नका लागि सरकारी इमेल सेवाको सुरु गरिएको हो । सुरुवाती चरणमा सरकारी इमेल सञ्चालनका लागि विद्युत्, इन्टरनेट, आवश्यक सर्भर तथा सुरक्षाका साधनका लागि लागत लाग्ने गरेकोमा हाल प्रत्येक इमेल ठेगानाका लागिसमेत खर्च लागेको देखिएको छ । इमेल ठेगानाका लागि खर्च भएअनुरूप सोको प्रयोग उल्लेख्य रूपमा हुनुपर्नेमा सोसमेत भएको नदेखिएको भनी हालै प्रकाशित भएको महालेखापरीक्षकको अन्ठाउनौँ वार्षिक प्रतिवेदनमा उल्लेख भएको देखिएकाले सरकारी इमेलको प्रयोगमा वृद्धि गर्न तथा इमेल ठेगाना बनाउन तथा सञ्चालनका लागि हाल लाग्दै आएको लागतलाई कम गर्न अवलम्बन गर्न सकिने उपायहरूका बारेमा चर्चा गर्न खोजिएको छ ।

सन् १९७० को सुरुवातमा एउटै कम्प्युटरभित्रका प्रयोगकर्ताबीच सन्देश आदानप्रदान गरी इमेलको प्रयोग सुरु भएको हो । इन्टरनेटको विकास तथा पहुँचमा वृद्धि हुँदै जाँदा इमेलको प्रयोगमा वृद्धि हुन थाल्यो । सन् १९९६ मा ‘हटमेल’ निःशुल्क इमेल ठेगाना उपलब्ध गराउने पहिलो इमेल सेवा बन्यो । बिस्तारै ‘याहुमेल’लगायत विभिन्न इमेल सेवाले निःशुल्क इमेल ठेगाना उपलब्ध गराउन थाले । सन् २००४ देखि सुरु भएको ‘जिमेल’ हाल निःशुल्क इमेल सेवा दिने सूचीमा पहिलो नम्बरमा रहेको छ । इमेल सेवा सँगसँगै अन्य सुविधाहरूसमेत उपलब्ध हुने हुँदा यस्ता निःशुल्क इमेलको प्रयोगबाट हामीले साधारण सूचना आदानप्रदानदेखि आधिकारिक चिठीपत्र, महìवपूर्ण कागजातलगायत अन्य धेरै प्रकारका विवरण तुरुन्तै एक व्यक्तिदेखि एक वा धेरै व्यक्तिसम्म महìवपूर्ण साधन बनिसकेको अवस्था छ । साथै विश्वका धेरै मुलुकमा विद्युतीय हस्ताक्षरसहितको इमेललाई कानुनी वैधता प्राप्त गरिसकेको अवस्था छ ।

नेपालमा पनि इन्टरनेटको प्रयोग तथा पहुँचमा वृद्धि हुँदै जाँदा इमेलको प्रयोग सुरु भएको देखिन्छ । निःशुल्क रूपमा उपलब्ध भएका हटमेल, याहुमेलजस्ता निःशुल्क इमेलको प्रयोगबाट सुरु भएको इमेल सेवाको प्रयोग सरकारी, गैरसरकारी सबै क्षेत्रमा भएको देखिन्छ भने जिमेलको उपलब्धतापछि यसमा उपलब्ध अन्य सुविधाहरूले यसको प्रयोग व्यापक रूपमा भएको पाइन्छ । इमेल सेवाका अतिरिक्त प्राप्त हुने अन्य सुविधाहरूले गर्दा सूचना आदानप्रदान तथा सेवा प्रवाहमा निःशुल्क रूपमा उपलब्ध हुने यस्ता सेवाको प्रयोगमा निजी क्षेत्र तथा सरकारी निकायमा कार्यरत कर्मचारी पनि यस्ता सेवाहरूतर्फ आकर्षित भई संवेदनशील विवरणहरू बाहिर पुग्न सक्ने सम्भावनालाई ध्यानमा राख्दै दैनिक रूपमा यस्ता सेवाहरूको प्रयोग हामीले गरिरहेका छौँ ।

सरकारी निकायमा कार्यरत कर्मचारीले निःशुल्क रूपमा उपलब्ध हुने यस्ता इमेल सेवाहरूको प्रयोग सरकारी कार्यका लागिसमेत गरेको देखिएको एवं सरकारी कार्यका लागि आदानप्रदान हुने सूचनाहरू सरकारी डाटासेन्टरभन्दा बाहिरसमेत पुग्ने देखिएको हुँदा संवत् २०७५ साल कात्तिक २६ गते नेपाल राजपत्रमा सूचना प्रकाशन गरी ‘सरकारी निकायमा विद्युतीय पत्राचार (इमेल) व्यवस्थापनसम्बन्धी निर्देशिका, २०७५’ लागू गरेको छ । उक्त निर्देशिकाले व्यक्तिगत र पदअनुसारको इमेल खाताहरू प्रयोगमा ल्याई सरकारी निकायहरूबीच सूचना आदानप्रदान गर्न तथा सरकारी काममा अनिवार्य रूपमा सरकारी इमेल नै प्रयोगमा ल्याउनुपर्ने व्यवस्था गरी सोको व्यवस्थापन एवं सहजीकरण राष्ट्रिय सूचना प्रविधि केन्द्रले गर्ने गरी तोकिदिएको छ ।

राष्ट्रिय सूचना प्रविधि केन्द्रका अनुसार सरकारी निकायका हालसम्म दुई हजार नौ सयभन्दा बढी डोमेन दर्ता भइसकेका देखिन्छन् भने करिब दुई हजार पाँच सयभन्दा बढी डोमेनका लागि इमेल सेवा सञ्चालनमा छन् । इमेल सेवा सञ्चालन भएका डोमेनहरूमध्ये पनि कति डोमेनहरूका लागि इमेल सेवा केन्द्र आफँैले उपलब्ध गराएको छ भने केही इमेल सेवाहरू सूचना प्रविधि विभागले उपलब्ध गराएको ‘क्लाउड’मा सञ्चालन भएका छन् । यसैगरी केही सरकारी निकायले आफैँले नै इमेल सेवाको व्यवस्थापन देशभित्रका इन्टरनेट सेवा प्रदायकहरूमार्फत गरेका छन् भने केही सरकारी निकायको इमेल सेवा देशबाहिरबाट समेत सञ्चालन भइरहेको देखिन्छ ।

हालै प्रकाशित महालेखापरीक्षकको अन्ठाउनौँ वार्षिक प्रतिवेदनमा राष्ट्रिय सूचना प्रविधि केन्द्रले सरकारी निकायमा कार्यरत कर्मचारीका लागि आधिकारिक सरकारी इमेल ठेगाना उपलब्ध गराउन २० हजार इमेल ठेगानाको ‘लाइसेन्स’ खरिद गरेको र सोमध्ये १२ हजार १७८ वटा सरकारी इमेल ठेगाना मात्र प्रयोगमा रहेको तथा इमेलको लाइसेन्स, सुरक्षा तथा सपोर्ट सेवाका लागि प्रतिइमेल ठेगाना नौ हजार ८८७ रुपियाँ खर्च भएको उल्लेख छ । यसैगरी बनाइएका इमेल ठेगानाहरूमध्ये पनि करिब २५ प्रतिशत मात्र सक्रिय रहेका र ७५ प्रतिशत इमेल ठेगानाहरूको प्रयोग ज्यादै न्यून रहेकोसमेत उल्लेख भएको देखिएकाले सरकारी इमेल सेवालाई अझ प्रभावकारी रूपमा सञ्चालन गर्न आवश्यक भइसकेको छ ।

अबको बाटो
सरकारी निकायमा कार्यरत कर्मचारीले सरकारी कामका लागि सरकारी इमेल प्रयोग गर्नुपर्ने कुरामा दुईमत हुनै सक्दैन । स्वीकृत कार्यविधिबमोजिम नेपाल सरकारका उच्चपदस्थ कर्मचारीदेखि सेवा प्रवाहमा संलग्न हुने सबै कर्मचारीलाई सरकारी इमेल ठेगाना प्रदान गरी सोको प्रयोग अनिवार्य रूपमा गर्नुपर्ने बाध्यकारी व्यवस्था गर्नुपर्ने देखिन्छ । सरकारी कार्यका लागि निःशुल्क रूपमा उपलब्ध इमेल सेवाहरूको प्रयोगलाई निरुत्साहन गर्न कार्यालयको कम्प्युटर नेटवर्कमा कार्यालय समयभित्र त्यस्ता इमेल सेवाहरू उपलब्ध नहुने गरी व्यवस्था मिलाउनुपर्ने देखिन्छ । इमेल सेवाका अतिरिक्त उपलब्ध गराउन सकिने अन्य सेवाहरूसमेत सँगसँगै नै उपलब्ध गराउँदा सरकारी इमेल सेवा प्रयोगमा आकर्षण गराउन सकिने देखिन्छ ।

यसका साथै भरपर्दो र सुरक्षित सरकारी इमेल सेवाको उपलब्धता जरुरी छ । हाल सञ्चालनमा रहेको सरकारी इमेल सेवामा आइरहने समस्याको निराकरण गर्दै इमेल सेवाको उपलब्धतालाई भौगोलिक रूपमा नजिकबाट हुने गरी प्रादेशिक रूपमा डाटा सेन्टरहरू स्थापना गरी प्रादेशिक रूपमा दुई वा सोभन्दा बढी इमेल सर्भरहरू सञ्चालन गरी इमेल सेवा उपलब्ध गराउन सकेमा सरकारी इमेल सेवा भरपर्दो हुने देखिन्छ । इमेल सेवालाई सुरक्षित बनाउन बेलाबेलामा आइरहने स्पाम इमेलहरूको न्यूनीकरण, इमेल प्रयोग भइरहेको स्थानलगायतका विवरणको विश्लेषणसमेत गर्नुपर्ने देखिन्छ । इमेल ठेगानालाई टु–फ्याक्टर प्रमाणीकरण र विद्युतीय हस्ताक्षरसमेत अनिवार्य गर्न सकेमा अझ बढी सुरक्षित हुने देखिन्छ । इमेलहरूको नियमित अभिलेखीकरण (व्याकअप) गर्ने व्यवस्था हुनुका साथै डाटासेन्टरहरूबीच अन्तरआबद्धतामार्फत इमेलहरूको भण्डारण गर्नुपर्ने देखिन्छ ।

यसका साथै इन्टरनेट पूर्वाधारको सहज उपलब्धता अर्को महìवपूर्ण पक्ष हो । सरकारी डाटासेन्टर र सरकारी कार्यालयहरूबीच हाल देखिएको इन्टरनेट पूर्वाधारको उपलब्धतालाई पनि सुधार गर्नुपर्ने देखिन्छ । सरकारी कार्यालयबाट डाटासेन्टरसम्म अनुरोध पुग्न हाल विभिन्न इन्टरनेट सेवा प्रदायकहरूको प्रयोग भइरहेको छ । नेपालभित्रका इन्टरनेट सेवा प्रदायकबाट प्रदान गरिएको सेवा लिनलाई अधिकांश अवस्थामा स्थानीय रूपमा नै बाटो (रुट) निर्धारण गरिएको भए तापनि केही इन्टरनेट सेवा प्रदायकहरूको सेवा प्रयोग गर्दा नेपालबाहिरको बाटो प्रयोग भइरहेको अवस्थालाई निराकरण गर्नुपर्ने देखिन्छ । देशको भौगोलिक विषमताका कारण कतिपय क्षेत्रमा इन्टरनेट पूर्वाधारको पहुँच नपुगेको हालको अवस्थालाई समेत सुधार गर्दै सरकारी निकायमा उपलब्ध इन्टरनेटको क्षमतामा समेत वृद्धि गर्न आवश्यक कार्य गर्नुपर्ने देखिन्छ ।

यसका साथै दक्ष जनशक्तिको उचित व्यवस्थापन अर्को महìवपूर्ण पक्ष हो । इमेल सेवा एक विशिष्टीकृत सेवा भएकाले यसको व्यवस्थापनका लागि सबै डाटासेन्टरमा इमेल सेवा विशेषज्ञका साथै इमेल सेवाका लागि आवश्यक पर्ने जनशक्तिको उचित व्यवस्थापन तथा हाल उपलब्ध रहेका जनशक्तिहरूको दक्षता अभिवृद्धि गर्नुपर्ने ‍देखिन्छ ।
साथै सेवाको लागत न्यून गर्ने पनि देखिन्छ । इमेल सेवाका लागि आवश्यक पूर्वाधारहरू इन्टरनेट, सर्भर तथा जनशक्तिको व्यवस्थापनपश्चात् खुला–स्रोत (ओपनसोर्स) सफ्टवेयरमा आधारित प्रणाली प्रयोग गर्दै माटो सुहाउँदो प्रणालीको विकास गर्न सकिन्छ जसले गर्दा हाल लाग्दै आएको प्रतिइमेल ठेगानाबापतको लागतलाई न्यून गर्दै लैजान सकिने देखिन्छ ।

(गाेरखापत्रबाट)